PFLEGE

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Digitalisierung im Pflegeberuf

Scanner reduzieren bürokratischen Aufwand

München (11. Mai 2015) – Pflegeeinrichtungen haben vor allem mit einem zu kämpfen: enormen Kostendruck. Ein Grund dafür ist die starke Zunahme pflegebedürftiger Personen. So wächst die Zahl laut des Statistischen Bundesamtes bis 2040 in Deutschland auf mehr als vier Millionen. Im Gegenzug geht aufgrund des demografischen Wandels die Zahl der Erwerbstätigen zurück. Als Folge sinken die Einnahmen der Krankenversicherungen und Pflegekassen.

Alle Institutionen im Bereich Pflege müssen daher so effizient wie möglich arbeiten. Optimierungsbedarf gibt es zum Beispiel bei der exakten Erfassung und Dokumentation der Pflegeleistungen. In vielen Einrichtungen ist die Pflegedokumentation auf Papierbasis noch Gang und Gäbe: Die ambulanten Pflegekräfte tragen die erbrachten Leistungen und medizinischen Daten vor Ort beim Klienten von Hand in die entsprechenden Papierformulare ein. Hinzu kommen Änderungen und regelmäßig ermittelte medizinische Daten, die die Pflegekräfte manuell in den Dokumenten vermerken. Damit nicht genug. Um die Leistungen mit der Pflegekasse abrechnen zu können, müssen sie die Dokumentation zudem in regelmäßigen Abständen in die Zentrale des Dienstes mitnehmen und die dort archivierte Kopie auf den neuesten Stand bringen.

Doppelte Erfassung adé

Diese Arbeitsweise ist nicht mehr zeitgemäß und birgt erhebliche Nachteile: Einer davon ist die Doppelerfassung von Dokumenten. Die Pflegefachkraft dokumentiert vor Ort beim Patienten die erbrachten Leistungen und vermerkt, wie sich Pflegemaßnahmen auswirken. Die Buchhaltung des Pflegedienstleisters muss diese Angaben nochmals erfassen und für die Abrechnung mit der Kasse in elektronische Dokumente umsetzen. Dies bedeutet doppelten Aufwand und die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Außerdem kann es zu Informationslücken kommen, die zu Mehrfahruntersuchungen bis hin zu Fehlbehandlungen führen können.

Dokumentenscanner: der erste Schritt zum digitalen Workflow

Die Lösung sind effizientere Workflows auf Basis elektronischer Dokumente. Eine Option ist es, Pflegekräfte mit einem mobilen Scanner und Geräten wie Tablets oder Smartphones ausgestattet. Mit dem Dokumentenscanner lassen sich Unterlagen direkt über WLAN auf das mobile Gerät scannen und die Daten über Cloud-Dienste mit der Zentrale teilen. Gibt es zum Beispiel eine Änderung in der Pflegedokumentation, kann die Pflegekraft diese vor Ort direkt vornehmen, in das Mobilgerät scannen und anschließend an ein elektronisches Dokumentenmanagement-System oder Buchhaltungsprogramm übermitteln. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand. Kompakte Systeme wie der Fujitsu ScanSnap iX100 mit Maßen von 273 x 47,5 x 36 mm (Breite x Tiefe x Höhe) sind zudem nicht größer als der Zweit-Akku eines mobilen Rechners und bringen gerade einmal 400 Gramm auf die Waage − ideal für den mobilen Einsatz.

Mehr Zeit für die Pflege

Daneben lassen sich die Kosten für die Anträge von Pflegeleistungen deutlich senken. Dies hat auch die Beratungsfirma KnowLogy Solutions in einer Untersuchung herausgefunden hat. Derzeit dauert die Bearbeitung eines Neuantrages 19 Stunden und kostet über 740 Euro. Allein in Berlin summiert sich dies auf 95.000 Arbeitsstunden und 3,7 Millionen Euro. Diese Summe soll sich mithilfe einer durchgängigen Digitalisierung deutlich senken lassen. Hinzu kommt ein weiterer wesentlicher Vorteil: Für den Klienten respektive Patienten bleibt mehr Zeit. Nach Erfahrungswerten von ambulanten Pflegediensten reduziert das Einscannen und Digitalisieren von Papierbelegen und der Pflegedokumentation den Arbeitsaufwand der Pflegefachkräfte um etwa drei Minuten pro Klient. Auf den ersten Blick eine minimale Einsparung. Doch umgerechnet auf eine Woche sind das bereits mehr als 20 Minuten pro Pflegekraft. Diese Zeit kommt dem Pflegebedürftigen zugute, nicht nur der Bürokratie.

Autorin: Sabine Holocher, PR & Marketing Specialist EMEA, PFU (EMEA) Ltd.

Abbildungen

Abb. 1 (oben): Der Einsatz mobiler Scanlösungen reduziert den bürokratischen Aufwand bei der Pflegedokumentation und schafft mehr Zeit für Patienten.

Abb.2: Der Fujitsu ScanSnap iX100 erleichtert die Arbeit ambulanter Pflegekräfte und gestaltet die Pflegedokumentation effizienter.  

Weitere Informationen

• http://www.demografie-portal.de/SharedDocs/Aktuelles/DE/2015/150428_Bevoelkerungsvorausberechnung.html
• Weitere Informationen zum Scanner:  http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit//DE/scansnap-ix100.php  

Quelle: PFU (EMEA) Limited, 11.05.2015 (tB).